Proforma invoice là gì? Nội dung của hóa đơn chiếu lệ

Proforma Invoice là gì? Khái niệm và vai trò quan trọng

Proforma Invoice, hay còn gọi là hóa đơn chiếu lệ, là một loại tài liệu dự thảo do người bán phát hành trước khi giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ. Đây không phải là yêu cầu thanh toán chính thức, mà là bản kê khai chi tiết về hàng hóa, giá cả cùng các điều kiện giao dịch để người mua xem xét và xác nhận trước khi cam kết cuối cùng. Khác với Commercial Invoice, Proforma Invoice mang tính chất thông báo và dự kiến.

Proforma Invoice: Tại sao cần thiết trong giao dịch quốc tế?

Trong thương mại quốc tế, Proforma Invoice đóng vai trò then chốt, giúp các bên thống nhất và chuẩn bị cho quá trình giao dịch. Tài liệu này cung cấp cơ sở để người mua dự trù chi phí và hỗ trợ các thủ tục cần thiết.

1. Xác nhận thỏa thuận sơ bộ:

Proforma Invoice giúp người bán và người mua thống nhất các điều khoản giao dịch cơ bản trước khi tiến tới ký kết hợp đồng chính thức, đảm bảo sự rõ ràng ngay từ đầu.

2. Hỗ trợ dự trù và quản lý chi phí:

Người mua có thể sử dụng hóa đơn chiếu lệ để tính toán tổng chi phí lô hàng, từ đó lập kế hoạch ngân sách và xin phê duyệt nội bộ một cách hiệu quả.

3. Thuận lợi cho thủ tục hải quan và nhập khẩu:

Thông tin trên Proforma Invoice là căn cứ quan trọng để cơ quan hải quan xử lý các giấy tờ xuất/nhập khẩu. Điều này giúp đẩy nhanh quá trình thông quan và giảm thiểu rủi ro chậm trễ. Việt Trung Company cũng hỗ trợ tư vấn xử lý thủ tục hải quan cho khách hàng.

4. Tạo điều kiện thanh toán trước (nếu có yêu cầu):

Trong một số giao dịch, Proforma Invoice có thể được dùng làm cơ sở để yêu cầu người mua thực hiện thanh toán trước một phần hoặc toàn bộ giá trị đơn hàng.

Nội dung cốt lõi của một Proforma Invoice chuẩn

Để đảm bảo tính minh bạch và chính xác, một Proforma Invoice cần bao gồm những thông tin cơ bản sau, giúp các bên nắm rõ chi tiết giao dịch.

1. Thông tin chi tiết về người bán và người mua:

– Tên công ty, địa chỉ, mã số thuế, số điện thoại, và email của cả hai bên giao dịch.

2. Mô tả hàng hóa và giá trị:

– Mô tả chi tiết sản phẩm: Tên, mã hàng, các đặc tính cần thiết.

– Số lượng hàng hóa dự kiến.

– Đơn giá từng mặt hàng.

– Tổng giá trị ước tính của toàn bộ lô hàng. Việt Trung Company luôn đảm bảo tính minh bạch trong bảng giá các dịch vụ.

3. Điều kiện giao hàng và thanh toán:

– Incoterms: Xác định rõ điều kiện giao hàng theo Incoterms (ví dụ: FCA, FOB, CIF), quy định trách nhiệm và chi phí giữa các bên.

– Thời hạn và phương thức thanh toán: Các điều khoản về thời gian và cách thức thanh toán (trả trước, trả sau, theo đợt).

4. Chi tiết vận chuyển:

– Phương thức vận chuyển: Lựa chọn hình thức vận chuyển (đường biển, hàng không, đường bộ) phù hợp với loại hàng và thời gian. Việt Trung Company chuyên cung cấp dịch vụ vận chuyển Trung Việt chuyên nghiệp.

– Thông tin đối tác vận chuyển: Tên công ty và mã số vận đơn giúp theo dõi hành trình hàng hóa. Chúng tôi cũng chú trọng kiểm đếm hàng hóa kỹ lưỡng trước khi vận chuyển.

5. Thông tin cần thiết cho hải quan:

– Mã HS (Harmonized System Code): Mã phân loại hàng hóa quốc tế, giúp xác định thuế và quy định áp dụng.

– Nước xuất xứ: Quốc gia sản xuất hàng hóa. Để có cách nhập hàng Trung Quốc có hóa đơn hợp lệ, việc này rất quan trọng.

6. Chữ ký xác nhận và ngày lập:

– Chữ ký của người bán: Xác nhận chính thức từ phía người bán.

– Ngày lập hóa đơn: Thời điểm phát hành tài liệu.

Hướng dẫn lập Proforma Invoice hiệu quả

Lập một Proforma Invoice chính xác không quá phức tạp nếu bạn tuân thủ các bước cơ bản sau, đảm bảo mọi thông tin đều minh bạch và đầy đủ.

1. Thu thập và xác minh thông tin: Tổng hợp đầy đủ dữ liệu về người bán, người mua, hàng hóa và các điều kiện giao dịch liên quan.

2. Sử dụng mẫu hóa đơn chuẩn: Bạn có thể tìm các mẫu Proforma Invoice uy tín hoặc dùng phần mềm kế toán để tạo hóa đơn, đảm bảo định dạng chuyên nghiệp.

3. Điền thông tin chính xác và chi tiết: Đảm bảo mọi trường thông tin trên hóa đơn đều được điền đầy đủ và đúng sự thật.

4. Kiểm tra kỹ lưỡng trước khi gửi: Rà soát lại toàn bộ nội dung để phát hiện và chỉnh sửa sai sót trước khi gửi cho người mua, tránh những vấn đề phát sinh sau này.

Giải pháp nhập khẩu và vận chuyển chính ngạch cùng Việt Trung Company

Proforma Invoice là tài liệu nền tảng cho mọi giao dịch quốc tế thành công. Hiểu rõ và lập hóa đơn chính xác sẽ giúp doanh nghiệp bạn tránh được nhiều rủi ro, đồng thời đảm bảo quá trình giao dịch diễn ra thuận lợi. Nếu bạn đang tìm kiếm đối tác đáng tin cậy cho dịch vụ logistics và nhập khẩu chính ngạch từ Trung Quốc về Việt Nam, Việt Trung Company là lựa chọn hàng đầu.

Viet Trung Team

Với hơn 15 năm kinh nghiệm.Việt Trung Company tự hào là đơn vị nhập & vận chuyển hàng Trung Quốc chính ngạch TRỌN GÓI, NHANH CHÓNG, MINH BẠCH. Quý khách chỉ cần cung cấp nhu cầu (loại hàng, số lượng, ngân sách), phần còn lại chúng tôi sẽ xử lý A–Z từ: tìm nguồn hàng/xưởng uy tín, so sánh giá, chốt đơn, thanh toán an toàn, kiểm tra hàng, đóng gói và vận chuyển về Việt Nam, giao tận nơi. Giấy tờ và thuế phí hợp pháp để Quý vị an tâm kinh doanh.