Vì sao hàng bị lưu tại cảng? Quy tắc thông quan luồng xanh khi vận tải đường biển quốc tế

Đối với doanh nghiệp nhập khẩu chính ngạch, vận chuyển bằng đường biển là phương án phù hợp để tối ưu chi phí, đặc biệt với những lô hàng có khối lượng lớn, hàng nguyên container hoặc hàng ghép.

Tuy nhiên, hàng hóa có thể bị lưu tại cảng nếu hồ sơ thiếu thống nhất, khai báo chưa chính xác, phát sinh kiểm tra chuyên ngành hoặc tờ khai bị phân vào luồng vàng, luồng đỏ. Thời gian chờ xử lý kéo dài không chỉ ảnh hưởng đến kế hoạch nhận hàng mà còn có thể làm phát sinh phí lưu container, lưu bãi và nhiều chi phí liên quan.

Vậy doanh nghiệp cần chuẩn bị những gì để tăng khả năng được phân luồng xanh khi vận tải đường biển quốc tế? Bài viết dưới đây của Việt Trung Company sẽ giúp bạn hiểu rõ cơ chế phân luồng và cách chủ động hạn chế nguy cơ hàng bị lưu tại cảng.

Phân luồng hải quan khi vận tải đường biển quốc tế hoạt động ra sao?

Khi doanh nghiệp đăng ký tờ khai nhập khẩu, hệ thống hải quan sẽ tự động đánh giá mức độ rủi ro dựa trên nhiều yếu tố như lịch sử tuân thủ của doanh nghiệp, loại hàng hóa, mã HS, trị giá khai báo, xuất xứ, chính sách quản lý mặt hàng và mức độ đầy đủ của hồ sơ.

Sau khi đánh giá, tờ khai sẽ được phân vào một trong ba luồng: xanh, vàng hoặc đỏ. Kết quả phân luồng ảnh hưởng trực tiếp đến thời gian thông quan và tiến độ nhận hàng tại cảng.

Cần lưu ý rằng không có doanh nghiệp hay đơn vị dịch vụ nào có thể cam kết tuyệt đối mọi lô hàng đều được phân luồng xanh. Việc phân luồng do hệ thống quản lý rủi ro của cơ quan hải quan quyết định. Doanh nghiệp chỉ có thể tăng khả năng thông quan thuận lợi bằng cách tuân thủ đúng quy định và chuẩn bị hồ sơ chính xác.

Luồng Xanh – Miễn kiểm tra hồ sơ và hàng hóa

Tờ khai luồng xanh thường được miễn kiểm tra chi tiết hồ sơ và miễn kiểm tra thực tế hàng hóa. Sau khi doanh nghiệp hoàn thành nghĩa vụ thuế cùng các điều kiện liên quan, lô hàng có thể được xử lý thông quan nhanh hơn.

Đây là luồng thuận lợi nhất đối với hoạt động vận tải đường biển quốc tế, giúp doanh nghiệp rút ngắn thời gian chờ tại cảng và hạn chế chi phí lưu container, lưu bãi.

Tuy nhiên, luồng xanh không đồng nghĩa với việc hàng hóa được miễn hoàn toàn mọi hoạt động giám sát. Cơ quan hải quan vẫn có quyền kiểm tra khi phát hiện dấu hiệu bất thường hoặc có thông tin liên quan đến rủi ro vi phạm.

Luồng Vàng – Kiểm tra chi tiết hồ sơ

Đối với tờ khai luồng vàng, cơ quan hải quan sẽ kiểm tra bộ hồ sơ nhập khẩu trước khi quyết định thông quan.

Các chứng từ thường được đối chiếu gồm:

• Hợp đồng thương mại.
• Hóa đơn thương mại.
• Phiếu đóng gói.
• Vận đơn.
• Chứng nhận xuất xứ nếu có.
• Giấy phép hoặc kết quả kiểm tra chuyên ngành đối với mặt hàng thuộc diện quản lý.

Nếu thông tin trên chứng từ không đồng nhất về tên hàng, số lượng, trọng lượng, trị giá hoặc thông tin người nhập khẩu, doanh nghiệp có thể phải sửa đổi, bổ sung hoặc giải trình. Điều này khiến thời gian nhận hàng kéo dài và phát sinh thêm chi phí tại cảng.

Luồng Đỏ – Kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa

Luồng Đỏ – Kiểm tra hồ sơ và kiểm tra thực tế hàng hóa

Luồng đỏ là mức kiểm tra chặt chẽ nhất. Ngoài việc kiểm tra hồ sơ, cơ quan hải quan còn thực hiện kiểm tra thực tế hàng hóa theo tỷ lệ hoặc phạm vi được chỉ định.

Container có thể phải chuyển đến khu vực kiểm hóa để mở niêm phong, lấy mẫu hoặc đối chiếu hàng thực tế với nội dung khai báo. Quá trình này có thể phát sinh thêm chi phí như:

• Phí nâng hạ container.
• Phí vận chuyển container đến khu vực kiểm hóa.
• Phí mở, đóng và niêm phong lại container.
• Phí lưu container, lưu bãi.
• Chi phí lấy mẫu hoặc kiểm định nếu có.

Nếu hàng thực tế không đúng với khai báo về chủng loại, số lượng, xuất xứ, nhãn hiệu hoặc mã HS, thời gian xử lý có thể kéo dài hơn và doanh nghiệp có nguy cơ bị xử phạt.

4 quy tắc vàng để đạt “luồng Xanh” khi vận tải đường biển quốc tế

Không có công thức bảo đảm tuyệt đối tờ khai sẽ được phân luồng xanh. Tuy nhiên, doanh nghiệp có thể giảm mức độ rủi ro và tăng khả năng thông quan thuận lợi bằng cách thực hiện nghiêm túc bốn nguyên tắc dưới đây.

Giữ “lịch sử tuân thủ” hải quan tốt

Lịch sử hoạt động của doanh nghiệp là một trong những dữ liệu quan trọng được hệ thống quản lý rủi ro sử dụng để đánh giá tờ khai.

Doanh nghiệp thường xuyên khai sai mã HS, khai thiếu số lượng, kê khai trị giá không phù hợp, nộp thuế chậm hoặc từng bị xử phạt có thể bị đánh giá ở mức rủi ro cao hơn. Khi đó, các lô hàng tiếp theo dễ bị kiểm tra hồ sơ hoặc kiểm tra thực tế.

Để duy trì lịch sử tuân thủ tốt, doanh nghiệp cần:

• Khai đúng tên hàng, công dụng và thành phần.
• Xác định mã HS phù hợp với bản chất hàng hóa.
• Kê khai đúng số lượng, trọng lượng và trị giá giao dịch.
• Hoàn thành nghĩa vụ thuế đúng thời hạn.
• Thực hiện đầy đủ các quy định về nhãn hàng hóa và kiểm tra chuyên ngành.
• Lưu trữ hồ sơ nhập khẩu để phục vụ việc đối chiếu sau thông quan.

Sự minh bạch và nhất quán trong từng lô hàng là nền tảng giúp doanh nghiệp giảm nguy cơ bị đánh giá rủi ro cao.

Chuẩn hóa bộ chứng từ nhập khẩu từ sớm

Sai lệch chứng từ là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến hàng bị lưu tại cảng. Chỉ một lỗi nhỏ giữa hóa đơn, phiếu đóng gói và vận đơn cũng có thể khiến doanh nghiệp phải điều chỉnh hồ sơ hoặc chờ xác minh.

Trước khi hàng được xếp lên tàu, doanh nghiệp nên yêu cầu nhà cung cấp gửi bản nháp chứng từ để kiểm tra. Các nội dung cần đối chiếu gồm:

• Tên và địa chỉ người bán, người mua.
• Tên hàng và mô tả sản phẩm.
• Số lượng từng loại hàng.
• Số kiện và quy cách đóng gói.
• Trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì.
• Trị giá đơn hàng và điều kiện giao hàng.
• Cảng đi, cảng đến.
• Thông tin container và số niêm phong.
• Xuất xứ hàng hóa.
• Sự thống nhất giữa hợp đồng, Invoice, Packing List và Bill of Lading.

Với hàng thuộc diện kiểm tra chuyên ngành, doanh nghiệp cần chuẩn bị thêm hồ sơ công bố, đăng ký kiểm tra, giấy phép nhập khẩu hoặc tài liệu kỹ thuật theo quy định của từng mặt hàng.

Việc rà soát chứng từ từ sớm giúp hạn chế tình trạng hàng đã đến cảng nhưng doanh nghiệp vẫn phải chờ chỉnh sửa vận đơn hoặc bổ sung giấy tờ.

Khai báo hải quan điện tử từ xa trước khi tàu cập bến

Doanh nghiệp không nên chờ đến khi container đã hạ bãi mới bắt đầu chuẩn bị hồ sơ. Ngay sau khi nhận đủ thông tin lô hàng và thông báo hàng đến, bộ phận phụ trách cần kiểm tra điều kiện đăng ký tờ khai và chuẩn bị dữ liệu khai báo.

Việc chủ động khai báo sớm mang lại nhiều lợi ích:

• Có thêm thời gian kiểm tra thông tin trước khi truyền chính thức.
• Phát hiện sớm các lỗi về mã HS, trị giá hoặc chứng từ.
• Chủ động chuẩn bị hồ sơ nếu tờ khai bị phân luồng vàng.
• Sắp xếp kế hoạch kiểm hóa nếu tờ khai bị phân luồng đỏ.
• Hạn chế thời gian container nằm chờ tại cảng.

Tuy nhiên, thời điểm đăng ký tờ khai cần tuân thủ đúng quy định và căn cứ vào tình trạng thực tế của lô hàng. Doanh nghiệp không nên khai báo khi chưa có đủ dữ liệu hoặc sử dụng thông tin tạm thời thiếu chính xác chỉ để lấy kết quả phân luồng.

Ủy thác cho đơn vị vận chuyển đường biển chuyên nghiệp

Đối với doanh nghiệp chưa có bộ phận xuất nhập khẩu chuyên trách, việc tự xử lý toàn bộ hồ sơ có thể dẫn đến sai sót về mã HS, chính sách mặt hàng, trị giá tính thuế hoặc chứng từ vận tải.

Hợp tác với đơn vị logistics có kinh nghiệm giúp doanh nghiệp được hỗ trợ ngay từ giai đoạn chuẩn bị đơn hàng. Đơn vị chuyên nghiệp có thể thực hiện:

• Kiểm tra chính sách nhập khẩu của mặt hàng.
• Tư vấn mã HS và thuế dự kiến.
• Rà soát chứng từ trước khi tàu khởi hành.
• Theo dõi lịch tàu và thời gian hàng đến.
• Khai báo hải quan.
• Phối hợp xử lý tờ khai luồng vàng, luồng đỏ.
• Làm thủ tục lấy lệnh giao hàng và kéo container.
• Giao hàng từ cảng về kho.

Đơn vị logistics không thể can thiệp vào kết quả phân luồng, nhưng có thể giúp hồ sơ được chuẩn bị chính xác hơn, xử lý nhanh các yêu cầu của cơ quan hải quan và hạn chế thời gian hàng nằm chờ tại cảng.

Các sự cố thường gặp khiến hàng hóa bị giam và cách khắc phục

Các sự cố thường gặp khiến hàng hóa bị giam và cách khắc phục

Ngay cả khi đã chuẩn bị tương đối đầy đủ, lô hàng đường biển vẫn có thể gặp những tình huống phát sinh trong quá trình vận chuyển và thông quan. Doanh nghiệp cần nhận diện sớm nguyên nhân để có phương án xử lý phù hợp.

Bị nghi ngờ về trị giá khai báo hải quan

Trị giá khai báo thấp bất thường so với dữ liệu tham chiếu, hồ sơ thanh toán hoặc đặc điểm của hàng hóa có thể khiến cơ quan hải quan yêu cầu doanh nghiệp giải trình.

Khi đó, lô hàng có thể phải chờ tham vấn trị giá, bổ sung chứng từ hoặc điều chỉnh nghĩa vụ thuế trước khi được thông quan.

Cách khắc phục

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ chứng minh trị giá giao dịch thực tế, bao gồm:

• Hợp đồng mua bán.
• Hóa đơn thương mại.
• Chứng từ thanh toán.
• Đơn đặt hàng.
• Báo giá hoặc thỏa thuận với nhà cung cấp.
• Chứng từ thể hiện các khoản điều chỉnh liên quan.
• Tài liệu mô tả đặc điểm, chất lượng và cấp độ sản phẩm.

Các chứng từ cần thống nhất với số tiền thực tế đã thanh toán. Doanh nghiệp không nên cố tình hạ thấp giá trị hàng hóa để giảm thuế vì điều này có thể làm tăng nguy cơ bị tham vấn, truy thu và xử phạt.

Chậm lịch tàu dẫn đến chứng từ hết hạn

Lịch tàu có thể thay đổi do thời tiết, ùn tắc cảng, thiếu thiết bị, điều chỉnh tuyến hoặc quá tải trong mùa cao điểm. Việc tàu đến muộn có thể ảnh hưởng đến kế hoạch sản xuất, thời gian giao hàng và hiệu lực của một số giấy tờ.

Không phải mọi chứng từ đều tự động hết hạn khi tàu chậm. Doanh nghiệp cần kiểm tra cụ thể thời hạn của từng giấy phép, chứng nhận, kết quả kiểm tra chuyên ngành hoặc chứng từ ưu đãi xuất xứ.

Cách khắc phục

Doanh nghiệp nên:

• Dự phòng thêm thời gian trong kế hoạch nhập hàng.
• Theo dõi lịch tàu và lịch cập cảng thường xuyên.
• Kiểm tra thời hạn của giấy phép, chứng nhận trước khi xếp hàng.
• Chủ động trao đổi với cơ quan hoặc đơn vị cấp chứng từ khi có nguy cơ quá hạn.
• Lựa chọn tuyến vận chuyển có lịch khai thác ổn định.
• Tránh nhập hàng quá sát thời điểm cần đưa vào sản xuất hoặc phân phối.

Đối với những mặt hàng phụ thuộc vào mùa vụ, doanh nghiệp cần xây dựng phương án tồn kho dự phòng để giảm tác động khi lịch tàu thay đổi.

Tắc biên cửa khẩu hoặc quá tải tại cảng đích

Vào mùa cao điểm, dịp lễ, Tết hoặc khi nhiều tàu cập cảng cùng thời điểm, các cảng lớn như Hải Phòng và Cát Lái có thể xảy ra tình trạng quá tải.

Hệ quả là thời gian dỡ hàng, hạ container, trả chứng từ và kéo hàng ra khỏi cảng có thể kéo dài. Dù tờ khai đã được thông quan, doanh nghiệp vẫn có thể chưa nhận được hàng ngay nếu bến bãi hoặc hệ thống điều phối phương tiện đang ùn tắc.

Cách khắc phục

Doanh nghiệp có thể cân nhắc:

• Đặt lịch vận chuyển sớm trong mùa cao điểm.
• Theo dõi thời gian miễn lưu container và lưu bãi.
• Chuẩn bị phương tiện kéo hàng trước khi hoàn tất thông quan.
• Lựa chọn cảng đến phù hợp với vị trí kho và khả năng khai thác.
• Sử dụng phương án hàng lẻ LCL với lô hàng chưa đủ container.
• Phối hợp với đơn vị logistics để xử lý lệnh giao hàng, lấy container và giao về kho đúng tiến độ.

Việc chuyển sang cảng khác chỉ nên thực hiện sau khi đánh giá đầy đủ tuyến tàu, chi phí vận chuyển nội địa, thời gian trung chuyển và khả năng làm thủ tục tại cảng mới.

Việt Trung Company hỗ trợ vận tải đường biển quốc tế và thông quan hàng hóa

Với hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực logistics Trung Quốc – Việt Nam, Việt Trung Company cung cấp giải pháp vận chuyển đường biển và nhập khẩu chính ngạch dành cho cá nhân, chủ shop và doanh nghiệp.

Việt Trung Company hỗ trợ:

• Tư vấn chính sách nhập khẩu theo từng mặt hàng.
• Kiểm tra và chuẩn hóa chứng từ trước khi xuất hàng.
• Tư vấn mã HS, thuế nhập khẩu và kiểm tra chuyên ngành.
• Vận chuyển hàng lẻ LCL và hàng nguyên container FCL.
• Theo dõi lịch tàu và tiến độ hàng hóa.
• Khai báo, làm thủ tục hải quan.
• Phối hợp xử lý tờ khai luồng vàng, luồng đỏ.
• Vận chuyển hàng từ cảng về kho theo yêu cầu.
• Cung cấp giải pháp ủy thác nhập khẩu chính ngạch trọn gói.

Một quy trình nhập khẩu được chuẩn bị đúng ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp hạn chế sai sót, giảm nguy cơ hàng bị lưu tại cảng và kiểm soát tốt hơn tổng chi phí logistics.

Thông tin liên hệ:

CÔNG TY XÚC TIẾN THƯƠNG MẠI VIỆT TRUNG

Văn phòng Việt Nam

• VP Hà Nội: Số 189, phố Quan Hoa, phường Nghĩa Đô, Thành phố Hà Nội
• VP Đà Nẵng: Tầng 2, Tòa nhà Savico, số 66 Võ Văn Tần, Phường Thanh Khê, Thành phố Đà Nẵng
• VP HCM: 264-264A Nguyễn Thái Bình, Phường Bảy Hiền, Thành phố Hồ Chí Minh

Văn phòng Trung Quốc

• Kho hàng 17/2, Da Sha Tou, Quảng Châu, Trung Quốc
• Jia Yuan Hotel, 405 YanJiang Dong Road, Quảng Châu, Trung Quốc

Hệ Thống Kho Tại

• Quảng Châu – Phật Sơn – Đông Hưng – Bằng Tường – Chiết Giang – Trùng Khánh – Bắc Kinh – Thượng Hải

Số điện thoại liên hệ

• Miền Bắc: 0965551166 
• Miền Trung: 0935131816
• Miền Nam: 0935086838 
• Trung Quốc: 0086 13710964989 
• Complaint: 0977 96 96 66 

Viet Trung Team

Với hơn 15 năm kinh nghiệm.Việt Trung Company tự hào là đơn vị nhập & vận chuyển hàng Trung Quốc chính ngạch TRỌN GÓI, NHANH CHÓNG, MINH BẠCH. Quý khách chỉ cần cung cấp nhu cầu (loại hàng, số lượng, ngân sách), phần còn lại chúng tôi sẽ xử lý A–Z từ: tìm nguồn hàng/xưởng uy tín, so sánh giá, chốt đơn, thanh toán an toàn, kiểm tra hàng, đóng gói và vận chuyển về Việt Nam, giao tận nơi. Giấy tờ và thuế phí hợp pháp để Quý vị an tâm kinh doanh.